أ ـ الارتباط التنظيمي:

ترتبط وحدة الوثائق الدائمة بمدير المركز.

ب ـ الهدف العام:

تهدف وحدة الوثائق الدائمة إلى العناية بالوثائق التي في مرحلتها الثالثة من عمرها (الدائمة) وفقاً لنظام الوثائق والمحفوظات ولوائحه التنفيذية وخطة التصنيف والقواعد والإجراءات وقوائم رؤوس الموضوعات المعتمدة.

ج ـ المهام:

1ـ الإشراف على الأقسام المرتبطة بها والتأكد من أدائها أعمالها في استقبال وتسلم الوثائق من إدارات وفروع الجهاز بحسب التعليمات المنظمة لذلك.

2 ـ الإشراف على تهيئة أماكن الحفظ الدائم وتجهيزها بما يلزم من الأرفف والخزائن ووسائل السلامة.

3. الإشراف على تجهيز وترحيل الوثائق الدائمة الحفظ إلى المركز الوطني للوثائق والمحفوظات بعد انتهاء مدة حفظها في المركز وفقاً للقواعد والإجراءات المعتمدة.

4. الإشراف على إتلاف الوثائق المؤقتة الحفظ بعد انتهاء المدة الزمنية المقررة لحفظها والإتلاف والترحيل وفقاً للقواعد والإجراءات المعتمدة.

5. متابعة أعمال التنسيق الفني لمهمات اللجنة الدائمة للوثائق ولجان التقويم والإتلاف والترحيل.

6. الإشراف على تزويد إدارات وأقسام ووحدات الجامعة بصور من الوثائق القديمة عند الحاجة إليها بحسب القواعد والإجراءات المعتمدة.

7. العمل على تمكين المستفيدين من خارج الجامعة من الاطلاع على الوثائق أو تداولها وفقاً للقواعد والإجراءات المعتمدة.

8. التأكد من صحة ودقة واكتمال البيانات المقدمة للمركز الوطني للوثائق والمحفوظات عن وثائق الجامعة.

9. تحديد احتياجات الوحدة من القوى العاملة والأجهزة والمواد.

10. تقديم تقارير دورية عن إنجازات الوحدة والاقتراحات المناسبة لتطويرها.

11. حفظ بيانات ومحاضر الترحيل والإتلاف، وتوفير البيانات الإحصائية المتعلقة بذلك.

12. الإجابة عن الأسئلة والاستفسارات حول الوثائق المحفوظة.

13. إعارة أصول الوثائق أو نسخها إلى الإدارات والأقسام والوحدات وفقاً للقواعد والإجراءات المعتمدة.

14. متابعة إعادة الوثائق المعارة إلى أماكن حفظها وفقاً للقواعد والإجراءات المعتمدة.

15. تنظيم وحفظ أوراق وسجلات العمل.

16. إعداد التقارير الإحصائية المتعلقة بخدمات المستفيدين اليومية والشهرية.

17. تزويد المركز الوطني للوثائق والمحفوظات ببيانات التسجيل والتسليم لأكياس الأوراق المتلفة في إدارات وأقسام الجامعة.

18. أي مهمة أخرى تكلف بها الوحدة في مجال اختصاصها.