أ ـ الارتباط التنظيمي:

ترتبط وحدة الوثائق النشطة بمدير المركز.

ب ـ الهدف العام:

تهدف وحدة الوثائق النشطة إلى الاهتمام بالوثائق خلال فترة وجودها في الوحدات التنظيمية المختلفة في الجامعة، قبل نقلها إلى مركز الوثائق والمحفوظات، لضمان سلامة التعامل معها وفقاً لنظام الوثائق والمحفوظات ولوائحه التنفيذية وخطة التصنيف والقواعد والإجراءات وقوائم رؤوس الموضوعات المعتمدة.

ج ـ المهام:

1. الإشراف على الوحدات المرتبطة بها والتأكّد من أدائها أعمالها وفق ما هو مخطط له.

2. الإشراف على إعداد اللوائح والقواعد والإجراءات المنظمة للعمل في الوحدة.

3. الإشراف على إعداد خطة التصنيف والترميز للجهاز وأدلتها وفقاً لنظام الوثائق والمحفوظات ولوائحه التنفيذية.

4. العمل على تنظيم الوثائق وفقاً لخطة التصنيف وبحسب القواعد والإجراءات وقوائم رؤوس الموضوعات المعتمدة.

5. العمل على تطوير وتحديث قواعد وإجراءات تنظيم الوثائق وقوائم رؤوس الموضوعات المعتمدة.

6. الإشراف على تحديد مدد حفظ الوثائق بالتعاون مع اللجنة الدائمة للوثائق، ومتابعتها.

7. الإشراف على إعداد وتحديث دليل الترميز الداخلي للجامعة وفروعها وفق ترميز الأجهزة الحكومية، بالاشتراك مع الإدارات المختصة بالجامعة، وبالتنسيق مع المركز الوطني للوثائق والمحفوظات في ذلك.

8. متابعة تطبيق الوحدات والإدارات المختلفة في الجامعة لخطة التصنيف والترميز.

9. تحديد احتياجات الوحدة من القوى العاملة والأجهزة والمواد.

10. تقديم تقارير دورية عن إنجازات الوحدة والاقتراحات المناسبة لتطويرها.

11. الإشراف على الوصف الفني لعمليات التقويم، والمشاركة فيه.

12. تقويم عمليات تنظيم الوثائق، والعمل على تطويرها.

13. تحديد أهداف ومواصفات نظم بيانات الوثائق في الجامعة.

14. الإشراف الفني على العمليات التي تعتني بالوثائق وفقاً لنظام الوثائق والمحفوظات ولوائحه التنفيذية وخطة التصنيف والترميز.

15. التنسيق الفني لمهمات اللجنة الدائمة للوثائق ولجان التقويم والإتلاف والترحيل.

16. أي مهمة أخرى تكلف بها الوحدة في مجال اختصاصها.