أ ـ الارتباط التنظيمي:

ترتبط وحدة الوثائق متوسطة النشاط بمدير المركز.

ب ـ الهدف العام:

تهدف وحدة الوثائق متوسطة النشاط إلى العناية بالوثائق في مرحلتها الثانية (متوسطة النشاط)، عند نقلها من الوحدات التنظيمية التي نشأت فيها إلى مركز الوثائق والمحفوظات في الجامعة.

ج ـ المهام:

1. الإشراف على الوحدات المرتبطة بها والتأكد من أدائها أعمالها في استقبال وتسلّم الوثائق من إدارات وفروع الجامعة بحسب التعليمات المنظمة لذلك.

2. الإشراف على اختيار رؤوس الموضوعات للوثائق المكشفة وفقاً لقائمة رؤوس الموضوعات المعتمدة في المركز.

3. الإشراف على تنظيم وحفظ أوراق وسجلات العمل.

4. الإشراف على تجهيز الوثائق ومسحها إلكترونياً وترحيلها للحفظ.

5. الاشتراك في لجان الإتلاف والترحيل.

6. متابعة أعمال مراجعة وتدقيق عمليات الفهرسة والمسح الضوئي والتكشيف والتصنيف التي تجري على الوثائق.

7. التأكد من صحة البيانات والوثائق ومطابقتها أدلة التصنيف والترميز وقواعد الفهرسة.

8. استكمال النواقص ومعالجة الملحوظات بالتنسيق مع الإدارات والأقسام والوحدات المختصة وذات العلاقة.

9. تحديد احتياجات الوحدة من القوى العاملة والأجهزة والمواد.

10. تقديم تقارير دورية عن إنجازات الوحدة والاقتراحات المناسبة لتطويرها.

11. تحديد الوثائق المعدة للتكشيف.

12. تحديد المفاهيم والموضوعات التي تعالجها الوثائق.

13. إدخال بيانات الوثائق في قاعدة بيانات المركز.

14. إدخال بيانات مدد حفظ الوثائق في قاعدة البيانات.

15. تزويد الوحدات بالمقترحات والأفكار المتعلقة بعمليات التقويم وأدلة التصنيف والترميز، التي تنتج من خلال التطبيق العملي.

16. أي مهمة أخرى تكلف بها الوحدة في مجال اختصاصها.